Beglaubigungen an der HHU - Hinweise für siegelführende Stellen

Ein einfacher Schriftstempel statt eines Dienstsiegels genügt nicht. Besteht die Kopie/Abschrift aus mehreren Einzelblättern, muss nachgewiesen werden, dass jede Seite von derselben Urkunde stammt. Es genügt, wenn nur eine Seite mit dem Beglaubigungsvermerk und der Unterschrift versehen ist, sofern alle Blätter (z. B. schuppenartig) übereinandergelegt, geheftet und so gesiegelt werden, dass auf jeder Seite ein Teil des Dienstsiegelabdrucks erscheint, vgl. Darstellung im linken oberen Teil des nebenstehenden Musters, (3).

Befindet sich auf der Vorder- und Rückseite eines Blattes eine Kopie und kommt es auf den Inhalt beider Seiten an, muss sich der Beglaubigungsvermerk auf die Vorder- und Rückseite beziehen (z. B. „Hiermit wird beglaubigt, dass die vor-/umstehende Kopie mit dem Original übereinstimmt“). Ist dies nicht der Fall, müssen Vorder- und Rückseite gesondert beglaubigt werden. Entsprechende Stempel können über das Justitiariat bezogen werden.

Befindet sich auf dem Original ein im Papier eingedrücktes Siegel (ein sogenanntes Prägesiegel), so wird dieses in der Regel auf der Kopie nicht sichtbar sein. Der Beglaubigungsvermerk auf der Kopie muss dann dahin erweitert werden, dass sich auf dem Original ein Prägesiegel des Ausstellers der Bescheinigung/Urkunde befunden hat.

Die siegelführenden Einrichtungen bzw. die zur Siegelführung ermächtigten Personen der HHU sind verpflichtet, diese Regelungen streng einzuhalten. Näheres enthält die Dienstanweisung des Kanzlers vom 01.10.2016. Ergänzend gelten die Vorschriften des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land NRW.