Leitfaden barrierefreie Dokumente
Barrierefreie Word- und PDF-Dokumente erstellen
Ein kompakter Leitfaden für Beschäftigte der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Warum digitale Barrierefreiheit wichtig ist
Digitale Barrierefreiheit bedeutet, dass alle Menschen – unabhängig von körperlichen oder kognitiven Einschränkungen – Informationen ohne Hürden nutzen können. Dazu zählen unter anderem Menschen mit Sehbehinderungen, motorischen Einschränkungen oder Lernschwierigkeiten.
Rechtlicher Hintergrund
Als öffentliche Einrichtung ist die HHU spätestens durch das Inkrafttreten des Barrierefreiheitsstärkungsgesetzes (BFSG) am 28.06.2025 verpflichtet, digitale Inhalte barrierefrei bereitzustellen. Dazu zählen insbesondere PDF-Dokumente auf Webseiten und in digitalen Prozessen.
Teil 1: Barrierefreiheit in Word (Office 2016)
Grundregeln für barrierefreie Word-Dokumente
Formatvorlagen verwenden
Integrierte Formatvorlagen für Überschriften, Listen, Fließtext etc. nutzen.
Beispiel:
- „Überschrift 1“ für Haupttitel
- „Überschrift 2“ für Kapitelüberschriften
- „Standard“ für normalen Text
- Nicht: Schrift manuell fett oder größer machen!
Aussagekräftige Überschriften setzen
- Überschriften geben Struktur – auch für Screenreader
- Beispiel: Statt „Allgemeines“ besser: „Allgemeines zur Antragstellung“
Bilder mit Alternativtext versehen
- Rechtsklick auf Bild → „Grafik formatieren“ → „Alt-Text“
- Kurze, sachliche Beschreibung des Inhalts ohne Interpretationen
- Beispiel: „Logo der Heinrich-Heine-Universität“
- Wenn ein Bild nur Dekoration ist: „Dieses Bild ist dekorativ“ markieren
Tabellen sinnvoll und sparsam einsetzen
- Nur für echte Daten – nicht fürs Layout oder zu Designzwecken
- Immer mit Kopfzeile arbeiten
- Unter „Tabellenentwurf“ → „Kopfzeile“ aktivieren
Links eindeutig benennen
- Nicht „hier klicken“, sondern:
Beispiel: Weitere Informationen zur Bewerbung
Genügend Kontrast verwenden
- Hellgrauer Text auf weißem Hintergrund ist problematisch
- Der höchste Kontrast gewinnt, daher am besten schwarze Schrift auf weißem Hintergrund
Barrierefreiheitsprüfung nutzen
- Menü „Überprüfen“ → „Barrierefreiheit überprüfen“
- Die dort angezeigten Probleme korrigieren
Teil 2: Barrierefreie PDFs mit Adobe Acrobat 2020
Vorgehen: Word-Dokument als barrierefreies PDF speichern
- Word-Dokument vorab korrekt formatieren (siehe Teil 1).
- Datei → „Speichern unter“ → PDF auswählen.
- Im gleichen Dialogfenster:
- Optionen → „Dokumentstrukturtags für Barrierefreiheit“ anhaken, danach speichern
Dieses PDF ist bereits grundlegend barrierefrei.
Teil 3: PDF-Dokumente nachträglich barrierefrei machen (Adobe Acrobat 2020 Pro)
PDF-Werkzeug „Barrierefreiheit“ öffnen
- In der rechten Werkzeugleiste → „Barrierefreiheit“
- Falls nicht sichtbar: „Werkzeug hinzufügen“
Vollständige Prüfung starten
- „Barrierefreiheitsprüfung“ auswählen
- Ergebnisse durchgehen, Fehler beheben (z. B. fehlender Titel, fehlende Tags)
Tags hinzufügen oder korrigieren
- „Lesereihenfolge“ prüfen (Werkzeug „Lesereihenfolge“)
- Bei Bedarf Inhalte neu anordnen und Überschriften als solche markieren
Alternativtexte ergänzen
- Rechter Mausklick auf Bild → „Alternativtext bearbeiten“
Dokumenteigenschaften setzen
- Datei → „Eigenschaften“ → Reiter „Beschreibung“
- Titel, Autor, Sprache (z. B. „Deutsch“) eintragen
Hinweis: Versionsunterschiede beachten
Funktionen zur Barrierefreiheit – z. B. das Einfügen von Alternativtexten oder das Markieren dekorativer Bilder – können sich je nach Word-Version und Betriebssystem (Windows / Mac) unterscheiden. Besonders bei älteren Versionen (zum Beispiel Word 2010 oder älter) sind bestimmte Funktionen eingeschränkt oder nur über Umwege erreichbar. Auch die Benutzeroberfläche kann sich auf dem Mac leicht von der Windows-Version unterscheiden.
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