Manchmal ist es notwendig, für die Terminkoordination einen externen Dienst zu nutzen: beispielsweise, weil die Kalenderfunktion in Outlook nicht ausreicht. Dann hilft die datenschutzfreundliche Software des Vereins zur Förderung eines deutschen Forschungsnetzes unter terminplaner4.dfn.de. Hier gibt es verschiedene flexible Möglichkeiten.
Der Verein achtet besonders auf Datenschutz und Datensicherheit. Beispielsweise sind anonyme, passwortgeschützte Umfragen möglich. Die Datenübertragung ist verschlüsselt, damit Daten nicht für andere Zwecke verwendet werden, z.B. für den Versand von E-Mail-Werbung.
Wer Terminlisten erstellt, sollte generell darauf achten, dass
- im Titel/Betreff keine personenbezogenen Daten oder sensiblen Inhalte stehen,
- sich die Teilnehmenden nicht selbst registrieren müssen
- und keine Mailadressen oder Telefonnummern in der Umfrage angeben.
Zudem sollte man immer darauf hinweisen, dass statt des Namens auch Abkürzungen wie die Initialen oder Pseudonyme möglich sind.
Wo landen die Daten?
Bei anderen Diensten (z.B. Doodle) landen Informationen auf Servern in Nicht-EU-Ländern. Manchmal bleibt auch völlig unklar, wo diese gespeichert werden. Doodle selbst informiert in seiner Datenschutzinformation, dass Informationen von Teilnehmenden an Servicepartner weitergegeben werden: „Darüber hinaus beschäftigen wir andere Unternehmen, um Aufgaben in unserem Auftrag durchführen und teilen zu diesem Zweck die genannten Daten mit den Unternehmen.“