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Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen von Veranstaltungen

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung zu einer von der Stabsstelle Veranstaltungen, Marketing-Service und Fundraising organisierten Veranstaltung der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf.

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (im Folgenden HHU) für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 bzw. Artikel 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) nach.

Ergänzende Informationen sind der Datenschutzerklärung der HHU zu entnehmen (https://www.hhu.de/datenschutzerklaerung).

Hinsichtlich der verwendeten Begriffe "personenbezogene Daten", "Verarbeitung", "Verantwortlicher", "Dritter" ect., wird auf die Definition in Artikel 4 DS-GVO verwiesen.

Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die HHU, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird duch die Rektrorin Prof. Dr. Anja Steinbeck vertreten.

Kontaktdaten des Verantwortlichen

Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel: +49 211 81-10000
www.hhu.de

Weitere Informationen und Kontaktdaten im Impressum der Heinrich-Heine-Universitätä

Ansprechpartner für die Verarbeitung

Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Stabsstelle Veranstaltungen, Marketing-Service und Fundraising
Daniela van Geertruiden
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel: +49 211 81-12022
                                                                                                                                                                                                                                           

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf

Die behördliche Datenschutzbeauftragte der HHU erreichen Sie postalisch unter oben angegebener Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:

Die Datenschutzbeauftragte
Tel.: 0211 - 81-13060
www.hhu.de/datenschutz

Verarbeitung personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung

Veranstaltungsanmeldung

Im Rahmen der Anmeldung zu der Veranstaltung erheben wir folgende Pflichtangaben:

  • Name, Vorname
  • Einrichtung oder Institution
  • Anschrift
  • Telefon
  • E-Mail-Adresse
  • Name, Vorname der Begleitperson(en), soweit diese in der Gästeliste zur Veranstaltung erfasst werden und Einlass zur Veranstaltung erhalten soll.

Die Verarbeitung der Pflichtangaben erfolgt, um Sie als Teilnehmer/in der Veranstaltung identifizieren zu können, zur Überprüfung der eingegebenen Daten auf Plausibilität, zur Reservierung des Teilnahmeplatzes, ggf. zur Erstellung von Teilnahmebescheinigungen sowie um den Vertrag über die Teilnahme mit Ihnen zu begründen bzw. umzusetzen.

Zudem benötigen wir Ihre Daten, um ggf. Namensschilder und Teilnahmelisten für die weiteren Teilnehmer zu erstellen und Sie vor, während und im Anschluss an die Veranstaltung mit Informationen zu der Veranstaltung zu versorgen. Dies erfolgt, um Ihnen eine optimale Teilnahme und uns die Planung und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs zu ermöglichen. Sofern Sie Empfänger/in einer Rechnung sind, werden Ihre Daten zur Zahlungsabwicklung verarbeitet.

Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir ebenfalls, um Sie ggf. zukünftig über ähnliche Veranstaltungen der HHU zu informieren. Die Verarbeitung der Daten erfolgt hier auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse, daran unsere Teilnehmer/innen auch auf weitere Veranstaltungen von uns hinzuweisen. Sie können der Verwendung jederzeit widersprechen.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung der personenbezogenen Daten

Die Erhebung personenbezogener Daten zu den angegebenen Zwecken basiert auf einer ausdrücklichen Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO.  

Bei der Anmeldung zu Veranstaltungen drücken Sie mit dem Einsetzen eines Hackens im Anmeldeformular Ihre Einwilligung zur Erfassung Ihrer personenbezogenen Daten zu.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bei kostenpflichtigen Veranstaltungen soweit aufgrund gesetzlicher Vorgaben erforderlich 10 Jahre gespeichert. Bei kostenlosen Veranstaltungen löschen wir die von uns erhobenen personenbezogenen Daten spätestens sechs Monate nachdem die Veranstaltung stattgefunden hat. Eine Speicherung über den jeweils angegebenen Zeitraum hinaus erfolgt nur, soweit:

  •  wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (vor allem § 147 AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind. In diesem Fall erfolgt eine Speicherung der Daten nur in dem Umfang, wie die Aufbewahrungspflicht dies erfordert.
  •  Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.
  • wir Ihre E-Mail-Adresse unter den Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG dazu verwenden, Sie über zukünftige Veranstaltungen per E-Mail zu informieren. In diesem Fall speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Vor- und Nachnamen bis Sie einer Verarbeitung zu diesem Zweck widersprechen.

Foto- und Videoaufnahmen

Im Rahmen von Veranstaltung können zum Zwecke der Dokumentation Fotos und Videos angefertigt werden. Es geht uns dabei nicht darum, einzelne Personen zu identifizieren, sondern rein um die Dokumentation der Veranstaltung. Zu Zwecken der Dokumentation werden die angefertigten Fotos/Videos gegebenenfalls auch in Printprodukten und im Internet (insbesondere auf unsere Homepage, Youtube, Facebook) veröffentlicht. In bestimmten Fällen werden sie auch an die Presse zur Veröffentlichung weitergegeben.


Die Daten aus Foto- und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen, sprich sowohl die Anfertigung als auch die Veröffentlichung der Fotos/Videos, basiert, soweit es sich um eine Veranstaltung im nichtöffentlichen Bereich handelt, auf unserem berechtigten Interesse, die Veranstaltung zu dokumentieren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sofern es sich um eine Veranstaltung im öffentlichen Bereich handelt, basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit e DSGVO. Es besteht für Sie grundsätzlich keine Verpflichtung, sich fotografieren bzw. aufnehmen zu lassen. Sollten Sie mit der Aufnahme bzw. Veröffentlichung nicht einverstanden sein, teilen Sie dies bitte gleich dem Fotografen mit oder kontaktieren Sie uns.

Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte findet nicht statt. Bei kostenfreien Veranstaltungen hat außer der Stabsstelle Veranstaltungen, Marketing-Service und Fundraising kein Dritter Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen werden Ihre Daten lediglich intern an die Abteilung 5.1. der HHU zum Zwecke der Rechnungsstellung weitergegeben.

Widerspruchsrecht

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DS-GVO gewährten Rechte geltend machen:

  • das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DS-GVO). Es gelten die Einschränkungen nach § 12 DSG NRW;
  • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO);
  • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO. Es gelten die Einschränkungen nach § 10 DSG NRW;
  • das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
  • das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO;
  • das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO).

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DS-GVO). Die für die HHU zuständige Aufsichtsbehörde ist die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail:

Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie –bevor Sie sich mit Ihrem Anliegen an die Aufsichtsbehörde wenden- mit unserer Datenschutzbeauftragten Kontakt aufnehmen würden. Wir werden versuchen, Ihrem Anliegen gerecht zu werden.

 

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