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Datenschutzerklärung für Veranstaltungen (Information nach Artikel 13 DSGVO)

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung zu einer von der Stabsstelle Veranstaltungen, Marketing-Service und Fundraising organisierten Veranstaltung der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Personenbezogene Daten sind gemäß Art. 4 Nr. 1 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Kontaktdaten des Verantwortlichen

Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutzgrundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel: +49 211 81-11

Weitere Informationen und Kontaktdaten im Impressum der Heinrich-Heine-Universität

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf

Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Die Datenschutzbeauftragte
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf 

Verarbeitung personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung

Veranstaltungsanmeldung

Im Rahmen der Anmeldung zu der Veranstaltung erheben wir folgende Pflichtangaben:

  • Name, Vorname
  • Einrichtung oder Institution
  • Anschrift
  • Telefon
  • E-Mail-Adresse
  • Name, Vorname der Begleitperson(en), soweit diese in der Gästeliste zur Veranstaltung erfasst und Einlass zur Veranstaltung erhalten soll.

Die Verarbeitung der Pflichtangaben erfolgt, um Sie als Teilnehmer/in der Veranstaltung identifizieren zu können, zur Überprüfung der eingegebenen Daten auf Plausibilität, zur Reservierung des Teilnahmeplatzes, ggf. zur Erstellung von Teilnahmebescheinigungen sowie um den Vertrag über die Teilnahme mit Ihnen zu begründen bzw. umzusetzen.

Zudem benötigen wir Ihre Daten, um ggf. Namensschilder und Teilnahmelisten für die weiteren Teilnehmer zu erstellen und Sie vor, während und im Anschluss an die Veranstaltung mit Informationen zu der Veranstaltung zu versorgen. Dies erfolgt, um Ihnen eine optimale Teilnahme und uns die Planung und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs zu ermöglichen. Sofern Sie Empfänger/in einer Rechnung sind, werden Ihre Daten zur Zahlungsabwicklung verarbeitet.

Ihre E-Mail-Adresse verwenden wir ebenfalls, um Sie ggf. zukünftig über ähnliche Veranstaltungen der HHU zu informieren. Die Verarbeitung der Daten erfolgt hier auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO i.V.m. §7 UWG. Wir haben ein berechtigtes Interesse, daran unsere Teilnehmer/innen auch auf weitere Veranstaltungen von uns hinzuweisen. Sie können der Verwendung jederzeit widersprechen.

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bei kostenpflichtigen Veranstaltungen soweit aufgrund gesetzlicher Vorgaben erforderlich 10 Jahre gespeichert. Bei kostenlosen Veranstaltungen löschen wir die von uns erhobenen personenbezogenen Daten spätestens sechs Monate nachdem die Veranstaltung stattgefunden hat. Eine Speicherung über den jeweils angegebenen Zeitraum hinaus erfolgt nur, soweit:

  •  wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (vor allem § 147 AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind. In diesem Fall erfolgt eine Speicherung der Daten nur in dem Umfang, wie die Aufbewahrungspflicht dies erfordert.
  •  Sie in eine darüberhinausgehende Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO eingewilligt haben.
  • wir Ihre E-Mail-Adresse unter den Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG dazu verwenden, Sie über zukünftige Veranstaltungen per E-Mail zu informieren. In diesem Fall speichern wir Ihre E-Mail-Adresse und Ihren Vor- und Nachnamen bis Sie einer Verarbeitung zu diesem Zweck widersprechen.

Foto- und Videoaufnahmen

Um die Veranstaltung bildlich zu dokumentieren werden Fotos und Videos angefertigt. Es ist dabei nicht auszuschließen, dass Sie auf den Aufnahmen direkt oder indirekt identifiziert werden können.  
Die Aufnahmen werden für Nachrichten im direkten Zusammenhang mit der Veranstaltung und für die interne Berichterstattung bei der HHU verwendet. 
Darüber hinaus werden die Aufnahmen für die Nachberichterstattung auf unseren Medienplattformen wie Facebook, Instagram, YouTube oder unserer Webseite veröffentlicht. Diese Verarbeitung ist insbesondere erforderlich, um unsere Veranstaltung zu dokumentieren und zu bewerben.
Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Die genannten Zwecke sind berechtigte Interessen im Sinne der genannten Vorschrift.

Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte findet nicht statt. Bei kostenfreien Veranstaltungen hat außer der Stabsstelle Veranstaltungen, Marketing-Service und Fundraising kein Dritter Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten. Bei kostenpflichtigen Veranstaltungen werden Ihre Daten lediglich intern an die Abteilung 5.1. der HHU zum Zwecke der Rechnungsstellung weitergegeben.

Betroffenenrechte

Sie haben als betroffene Person das Recht auf Auskunft nach (Art. 15 DSGVO), das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), das Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen nach §12 Datenschutzgesetz NRW (DSG NRW) und § 10 DSG NRW. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 29 DSG NRW), z.B.

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Postfach 20 04 44
40102 Düsseldorf
Tel.: 0211/38424-0
E-Mail:
www.ldi.nrw.de

Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben oder sich der Widerspruch gegen Direktwerbung richtet. Im letzteren Fall haben Sie ein generelles Widerspruchsrecht, das ohne Angabe einer besonderen Situation von uns umgesetzt wird.
Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an .

 

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