Was ist bei E-Mails zu beachten?

Die E-Mail-Kommunikation mit den Lehrenden läuft ausschließlich über Ihre Uni-E-Mail-Adresse. Stellen Sie daher sicher, dass die E-Mail richtig eingestellt ist, damit Sie keine wichtigen Informationen verpassen.

Die sicherste Möglichkeit ist die Nutzung des Webmail-Dienstes Roundcube. Dort melden Sie sich mit Ihrer Uni-Kennung und Ihrem Passwort an. Sie können auch eine Weiterleitung einrichten. In diesem Fall sollten Sie regelmäßig bei Roundcube nachsehen, ob zum Beispiel das Postfach voll ist – das sehen Sie bei einer permanenten Weiterleitung nicht und das ist eine mögliche Fehlerquelle. Achten Sie auch darauf, mit welcher Absenderadresse Sie antworten bzw. E-Mails an Lehrende senden.

In Roundcube stehen Ihnen diverse Mail-Identitäten zur Verfügung. Bitte navigieren Sie in Roundcube unter "Einstellungen" zum Reiter "Identitäten". Dort stellen Sie eine Mail-Adresse ein, die Ihren Namen komplett darstellt und nicht etwa nur als Kürzel anzeigt. Dies hilft Ihren Dozierenden sehr bei der Zuordnung Ihrer gesendeten Nachrichten.

Damit Ihre Antworten auf E-Mails besser wahrgenommen werden, sollten die Antworten immer über dem zitierten Text stehen. Das können Sie in Roundcube unter Einstellungen -> Nachrichtenerstellung -> Beantworten einer Nachricht auswählen.

Behalten Sie immer im Hinterkopf, dass Ihre Lehrenden täglich sehr viele E-Mails erhalten und oft mehr als eine Lehrveranstaltung geben. Formulieren Sie Ihren Text daher so knapp und konkret wie möglich: Um welche Lehrveranstaltung geht es? Was ist Ihr Anliegen? Wer sind Sie? (Matrikelnummer, Name, Studiengang etc.) Je weniger Nachfragen vonseiten der Lehrperson notwendig sind, desto schneller kann Ihnen geholfen werden. Vergessen Sie dabei nicht einen höflichen Umgangston - eine E-Mail erfordert einen anderen Sprachstil als eine WhatsApp-Nachricht. Geben Sie Ihren Lehrenden Zeit zur Antwort und haken Sie nicht direkt nach, wenn Sie nach einem Tag noch nichts gehört haben. Wenn nachvollziehbar ist, dass Sie alle anderen Möglichkeiten ausgeschöpft haben an die nötige Information zu gelangen (siehe auch “Wie kläre ich Fragen zu einer Lehrveranstaltung?”), dann wird Ihnen mit Sicherheit geantwortet.

Ihre Lehrenden werden Ihnen jetzt viele Informationen per E-Mail zukommen lassen. Auch in Foren und Chats gibt es Einstellungen, die Sie automatisch per E-Mail benachrichtigen. Grundsätzlich ist das positiv, aber man kann auch schnell den Überblick im eigenen Postfach verlieren. Um etwas Ordnung in das Chaos zu bringen, können Sie Filter für eingehende E-Mails erstellen.

Für das persönliche Zeitmanagement kann es hilfreich sein, zwei Zeitpunkte am Tag für das Lesen und ggf. Beantworten der E-Mails zu reservieren. Verfolgt man jede E-Mail direkt bei Eingang, kostet dies häufig mehr Zeit und wenn Sie die E-Mail nicht direkt beantworten oder weiter verarbeiten kostet sie später wieder Zeit oder geht im schlimmsten Fall unter.