Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Justitiariat der HHU

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (im Folgenden HHU) für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 bzw. Artikel 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO*) nach. 
Hinsichtlich der weiteren verwendeten Begriffe „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 DS-GVO verwiesen.

1. Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die Universität Düsseldorf, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Anja Steinbeck vertreten. 

1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel.: 0211 81 10000
https://www.hhu.de

1.2. Ansprechpartner*innen für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Justitiariat der HHU
Zentrale Universitätsverwaltung 
Stabsstelle Justitiariat
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel.: 0211 81 10408
E-Mail: justitiariat(at)hhu.de

1.3. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Die behördliche Datenschutzbeauftragte der HHU erreichen Sie postalisch unter oben angegebener Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:
Die Datenschutzbeauftragte
E-Mail: datenschutz@hhu.de
Tel.: 0211 81 13060
https://www.hhu.de/datenschutz

2. Veröffentlichung der Amtlichen Bekanntmachungen

2.1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die Amtlichen Bekanntmachungen können beliebige personenbezogene Daten erhalten, in Abhängigkeit von den Informationen, die veröffentlicht werden müssen. 

2.2. Zweck der Datenverarbeitung 
Die Datenverarbeitung dient dem Zweck der Erfüllung gesetzliche Aufgaben, der Sicherung eigener rechtlicher oder wirtschaftlicher Interessen sowie der Sicherstellung einer sicheren Kommunikation mit Antragstellern.

2.3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten in den amtlichen Bekanntma-chungen ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO i. V. m. § 2 Abs. 4 HG NRW.

2.4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. 

2.5. Übermittlung an Dritte
Die HHU ist verpflichtet, die amtlichen Bekanntmachungen zu veröffentlichen.

Hinweis zur Veröffentlichung von personenbezogenen Daten im Internetauftritt der HHU: 
Bei einer Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internetauftritt der HHU können die Personenaufnahmen weltweit abgerufen und gespeichert werden. Sie können auch in Ländern abgerufen werden, in denen kein angemessenes Datenschutzniveau besteht. Die Daten sind allgemein für die Öffentlichkeit abrufbar, können damit auch über sogenannte „Suchmaschinen“ aufgefunden werden oder sogar von KI-Systemen zum Training der zugrundeliegenden Modelle genutzt werden. Dabei kann nicht ausgeschlossen werden, dass andere Personen oder Organisationen die Daten mit weiteren im Internet verfügbaren personenbezogenen Daten verknüpfen und damit z.B. ein Persönlichkeitsprofil erstellen oder die Daten zu anderen Zwecken verwenden. Es besteht zudem die Gefahr einer kommerziellen Nutzung durch Dritte und die Daten können auch dann noch weiter genutzt werden, wenn die HHU ihr Internetangebot bereits verändert oder gelöscht hat.

3. Bereitstellung eines Newsletters

3.1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Es besteht die Möglichkeit, für den Bezug der Amtlichen Bekanntmachungen einen Newsletter zu abonnieren. Um Ihnen die Amtlichen Bekanntmachungen bei Neuerscheinung zuzustellen werden die folgenden Daten von Ihnen verarbeitet:

• Ihre E-Mail-Adresse und zugehöriges Passwort
• IP-Adresse des aufrufenden Rechners
• Datum und Uhrzeit der Registrierung

Die Daten werden von Ihnen direkt erhoben. Die Daten werden ausschließlich für den Versand des Newsletters verwendet.

3.2. Zweck der Datenverarbeitung 
Die Erhebung der E-Mail-Adresse der Nutzer dient dazu, den Newsletter zuzustellen. Die Speicherung der Daten ist notwendig, um eine Auslieferung der an den Nutzerkreis der Mailing-Liste zu sendenden Nachrichten an die Adresse der Nutzer zu ermöglichen. Die Erhebung sonstiger personenbezogener Daten im Rahmen des Anmeldevorgangs dient dazu, einen Missbrauch der Dienste oder der verwendeten E-Mail-Adresse zu verhindern. Hierfür muss die E-Mail-Adresse der Nutzer gespeichert bleiben.

3.3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten nach Anmeldung zum Newsletter durch die Nutzer ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DS-GVO.

3.4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Die E-Mail-Adresse der Nutzer wird demnach solange gespeichert, wie das Abonnement des Newsletters aktiv ist, d.h. Sie Ihre Einwilligung nicht widerrufen haben.

3.5. Übermittlung an Dritte
Es erfolgt im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung für den Versand von Newslettern keine Weitergabe der Daten an Dritte.

4. Prozessführung oder Prozessvertretung; Beratung in vielfältigen Rechtsangelegenheiten und Erstellung von Rechtsgutachten, insbesondere im Hochschulrecht und in allgemeinen Rechtsangelegenheiten

4.1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten als Namens- und Adressdaten von Antragstellern sowie die in diesem Zusammenhang entstehenden Verwaltungsvorgänge, die wiederum personenbezogene Daten enthalten können, nur, soweit dies erforderlich ist.
Im Rahmen der sonstigen Antragsbearbeitung und Aufgabenerledigung werden personenbezogene Daten, häufig insbesondere Namens- und Adressdaten verarbeitet, im Übrigen können bei der Anlage, Übernahme und Fortführung von Verwaltungsvorgängen weitere personenbezogene oder -beziehbare Daten – auch von Dritten – anfallen.
In dem Zusammenhang können wir auch Daten von Ihnen (als Dritten) verarbeiten, wenn uns diese von den Antragstellern zur Verfügung gestellt worden sind.

4.2. Zweck der Datenverarbeitung 
Die Datenverarbeitung dient dem Zweck der Erfüllung gesetzliche Aufgaben, der Sicherung eigener rechtlicher oder wirtschaftlicher Interessen sowie der Sicherstellung einer sicheren Kommunikation mit Antragstellern.

4.3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten zu den unter 4.2 genannten Zwecken ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO i. V. m. §§ 2, 3 HG NRW.

4.4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. 

4.5. Übermittlung an Dritte
Je nach Einzelfall ist eine Übermittlung von Daten an verschiedene Stellen erforderlich, z.B. bei Anzeigen an die entsprechenden Strafverfolgungsbehörden sowie bei Weitergabe an interne Stellen im Rahmen derer Zuständigkeit im Verwaltungsvorgang.

5. Verwaltung von Dienstsiegeln und Ausstellung von Beglaubigungen

5.1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

5.1.1. Dienstsiegel 
Die Rektorin, der Kanzler und die Vorsitzenden der Prüfungsausschüsse sind kraft Amtes ermächtigt, ein Dienstsiegel zu führen. Dienstsiegel dürfen daneben nur aufgrund besonderer Ermächtigung geführt werden. Die Ermächtigung zur Führung von Dienstsiegeln wird einzelnen Beschäftigten der Universität unter dem Vorbehalt des jederzeitigen schriftlichen Widerrufs erteilt. 
Für jedes Dienstsiegel können zu Vertretungszwecken maximal drei weitere Bedienstete ermächtigt werden. Erteilung und Entziehung der Ermächtigung erfolgen durch das Justitiariat. Personenbezogenen Daten der zur Führung des Dienstsiegels ermächtigten Personen (d.h. Name, Mailadresse, siegelführende Stelle) werden im Justitiariat verarbeitet. 

5.1.2. Ausstellung von Beglaubigungen 
Im Zusammenhang mit der Erstellung von beglaubigten Kopien sowie der Ausstellung von Quittungen, für die Kosten der Beglaubigung, können personenbezogene Daten verarbeitet werden u.a. Namen. 

5.2. Zweck der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung dient dem Zweck der Erfüllung gesetzliche Aufgaben und der Sicherung eigener rechtlicher Interessen. An der HHU werden gemäß der geltenden Dienstanweisung grundsätzlich nur Kopien von Schriftstücken amtlich beglaubigt, die die HHU selbst ausgestellt hat oder die für den Gebrauch an der HHU bestimmt sind.

5.3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten zu den unter 5.2. genannten Zwecken ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO i. V. m. § 2 Abs. 4, 5 HG NRW i. V. m. § 1 der Grundordnung der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf, § 2 Abs. 1 HG NRW i. V. m. § 33 VwVfG.

5.4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. 

5.5. Übermittlung an Dritte
Es erfolgt im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung keine Weitergabe der Daten an Dritte.

6. Abfrage nach dem Gesetz zur Verbesserung der Korruptionsbekämpfung

6.1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Die HHU verarbeitet im Zusammenhang mit der Abfrage nach dem Korruptionsbekämpfungsgesetz folgende personenbezogene Daten:  

• Name und Gremien-/Fakultätszugehörigkeit
• den ausgeübten Beruf und Beraterverträge
• Mitgliedschaften in Aufsichtsräten und anderen Kontrollgremien im Sinne des § 125 Abs. 1 Satz 5 des Aktiengesetzes vom 6. September 1965 (BGBl. I S. 1089)
• Mitgliedschaft in Organen von verselbstständigten Aufgabenbereichen in öffentlich-rechtlicher oder privatrechtlicher Form der in § 1 Abs. 1 und Abs. 2 des Landesorganisationsgesetzes vom 10. Juli 1962 (GV. NRW. S. 421), das zuletzt durch Artikel 1 des Gesetzes vom 17. Dezember 2020 (GV. NRW. S. 1238) geändert worden ist, genannten Behörden und Einrichtungen
• Mitgliedschaft in Organen sonstiger privatrechtlicher Unternehmen
• Funktionen in Vereinen oder vergleichbaren Gremien

Die Erhebung personenbezogener Daten erfolgt ausschließlich im Umfang, der zur Erfüllung gesetzlicher Vorgaben erforderlich ist. 
Ihre Daten werden dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. 

6.2. Zweck der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung dient dem Zweck der Erfüllung gesetzliche Aufgaben, der Sicherung eigener rechtlicher oder wirtschaftlicher Interessen.

6.3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten zu den unter 6.2 genannten Zwecken ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO i. V. m. §§ 1, 7 KorruptionsbG i. V. m. § 2 Abs. 1, Abs. 2 HG, NRW, § 3 HG NRW. 

6.4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. 

6.5. Übermittlung an Dritte
Es erfolgt im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung keine Weitergabe der Daten an Dritte.

7. Auskunftsstelle (Datenschutzauskunftsstelle, IFG-Auskunft)

7.1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten als Namens- und Kontaktdaten (u.a. Mailadressen, Adressdaten, Matrikelnummern) von Antragstellern sowie die in diesem Zusammenhang entstehenden Verwaltungsvorgänge, die wiederum personenbezogene Daten enthalten können, nur, soweit dies für die Bearbeitung des Auskunftsersuchens erforderlich ist.
Im Rahmen der sonstigen Antragsbearbeitung und Aufgabenerledigung werden personen-bezogene Daten, häufig insbesondere Namens- und Adressdaten verarbeitet, im Übrigen können bei der Anlage, Übernahme und Fortführung von Verwaltungsvorgängen weitere personenbezogene oder –beziehbare Daten anfallen.
Ihre Daten werden dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben oder die Sie im Rahmen Ihrer Kommunikation mit uns angeben.

7.2. Zweck der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung dient dem Zweck der Erfüllung gesetzliche Aufgaben, der Sicherung eigener rechtlicher oder wirtschaftlicher Interessen sowie der Sicherstellung einer sicheren Kommunikation mit Antragstellern.

7.3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für die unter 7.2. beschriebenen Zwecke ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO i. V. m. § 3 HG NRW. Spezialgesetzliche Rechtsgrundlagen finden sich in der DS-GVO (insbes. §§ 15, 17 DS-GVO), § 49 DSG NRW sowie dem § 4 IFG NRW, § 2 UIG NRW und § 4 PresseG NRW. 

7.4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. 

7.5. Übermittlung an Dritte
Um dem Auskunftsersuchen nachzukommen, kann es sein, dass personenbezogene Daten an andere Stellen der HHU weitergeleitet werden müssen. Dies ist dann der Fall, wenn die angefragten Informationen nicht im Justitiariat vorhanden sind und die Informationen nur unter Angabe der personenbezogenen Daten beschafft werden können.

8. Sonstige Antragsbearbeitung und Aufgabenerledigung

8.1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten als Namens- und Kontaktdaten (u.a. Mailadressen, Adressdaten, Matrikelnummern) von Antragstellern sowie die in diesem Zusammenhang entstehenden Verwaltungsvorgänge, die wiederum personenbezogene Daten enthalten können, nur, soweit dies erforderlich ist.
Im Rahmen der sonstigen Antragsbearbeitung und Aufgabenerledigung werden personenbezogene Daten, häufig insbesondere Namens- und Adressdaten verarbeitet, im Übrigen können bei der Anlage, Übernahme und Fortführung von Verwaltungsvorgängen weitere personenbezogene oder –
beziehbare Daten anfallen.
Ihre Daten werden dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z.B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben oder die Sie im Rahmen Ihrer Kommunikation mit uns angeben.

8.2. Zweck der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung dient dem Zweck der Erfüllung gesetzliche Aufgaben, der Sicherung eigener rechtlicher oder wirtschaftlicher Interessen sowie der Sicherstellung einer sicheren Kommunikation mit Antragstellern.

8.3. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten für die unter 8.2 beschriebenen Zwecke ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DS-GVO i. V. m. § 2 II, 3 HG NRW.

8.4. Dauer der Speicherung
Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. 

8.5. Übermittlung an Dritte
Es erfolgt im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung der unter 8.2 beschriebenen Zwecke keine Weitergabe der Daten an Dritte.

9. Ihre Rechte als Betroffene/r

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DS-GVO gewährten Rechte geltend machen:

• das Recht auf Auskunft nach Maßgabe des Art. 15 DS-GVO, § 12 DSG NRW, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden;
• das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen nach Maßgabe des Art. 16 DS-GVO;
• das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO, § 10 DSG NRW;
• das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
• das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Maßgabe des Art. 20 DS-GVO;
• das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO, § 14 DSG NRW;
• das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO).

Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde gemäß Art. 77 DS-GVO einzureichen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DS-GVO verstößt. Die für die HHU zuständige Aufsichtsbehörde in NRW ist die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen 
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 384240
E-Mail: poststelle(at)ldi.nrw.de

Wir wären Ihnen allerdings dankbar, dass Sie – bevor Sie sich mit Ihrem Anliegen an eine Aufsichtsbehörde wenden- – mit unserer Datenschutzbeauftragten Kontakt aufnehmen würden. Wir werden versuchen, Ihrem Anliegen gerecht zu werden.

10. Gültigkeit dieser Datenschutzhinweise

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die HHU veröffentlichten Fassung.

Stand: Mai 2026

(*die DS-GVO finden Sie unter folgendem EXTERNEN Link hier)