Datenschutz
Datenschutzhinweis
Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Organisation und Durchführung von Veranstaltungen der wissenschaftlichen Weiterbildung an der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf, bei der Anmeldung zum Newsletter, sowie Alumni-Befragungen
Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (im Folgenden HHU) für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 der Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden DSGVO) nach.
Ergänzende Informationen sind der Datenschutzerklärung der HHU zu entnehmen
(https://www.uni-duesseldorf.de/home/footer/datenschutz.html ).
Hinsichtlich der verwendeten Begriffe „Personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der DSGVO verwiesen.
1. Kontaktdaten
Verantwortlich für die Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten sowie von Audio-/Bild- und Videoaufnahmen (im Folgenden Aufnahmematerial) ist die HHU, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Anja Steinbeck vertreten.
1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel.: 0211 81 10000
www.hhu.de
1.2. Ansprechpartner für die Datenverarbeitung
Heine-Zentrum für wissenschaftliche Weiterbildung
Dr. Jana Emontz
Werdener Str. 4, 40227 Düsseldorf
Tel.: +49 211 81-13053
E-Mail: weiterbildung(at)hhu.de
1.3. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Die behördliche Datenschutzbeauftragte der HHU erreichen Sie postalisch unter oben angegebener Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:
E-Mail:
Tel.: 0211 81 13060
www.hhu.de/datenschutz
2. Verarbeitung personenbezogener Daten
2.1 Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten im Veranstaltungsmanagement
Im Rahmen der Organisation und der Durchführung von Veranstaltungen werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet.
Verarbeitung personenbezogener Daten von Teilnehmer:innen:
- Wenn Sie an einer Veranstaltung teilnehmen, erfassen wir Ihre personenbezogenen Daten zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung.
Bei der Anmeldung werden von Ihnen Ansprache/Geschlecht, Titel, Vorname, Nachname, Geburtsdatum und –ort, Rechnungsanschrift, Zugehörigkeit zum Unternehmen, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Angaben zu Bildungsabschlüssen sowie Informationen zur Unfallversicherung gespeichert. Diese Daten erfassen wir, um Ihnen alle für die Teilnahme an der Veranstaltung erforderlichen Informationen zu übermitteln sowie für die interne Organisation unserer Veranstaltung und die Abrechnung der Veranstaltung. Dies beinhaltet auch die Erstellung einer Teilnehmendenliste, welche die Daten Titel, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Zugehörigkeit zum Unternehmen/Fachbereich beinhaltet, und die wir an die Dozierenden für die Durchführung der Veranstaltung weitergeben. Bei offiziellen Sachkunden beinhaltet die Teilnehmendenliste Geburtsdatum und -ort auf Grundlage der jeweiligen rechtlichen Sachkundevorgaben. In den genutzten IT-Systemen werden die IP-Adresse von Ihnen und der Zeitpunkt der Anmeldung gespeichert. Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Auch erfolgt die Speicherung in Logfiles, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. - Nach Abschluss der Veranstaltung erhalten Sie eine personalisierte (Titel, Vorname, Name) Teilnahmebescheinigung.
- Für die Durchführung der virtuellen Veranstaltungen nutzen wir die Videokonferenzsysteme Webex und Zoom. Es wird für den interaktiven Charakter der Veranstaltungen vorausgesetzt, dass Kamera und Ton angeschaltet werden. Mit Akzeptieren der AGB stimmen Sie dem zu. Bei Nutzung der Veranstaltungstools werden personenbezogene Daten von Ihnen (Sprache, Bild und Ihr Name, den Sie bei der Anmeldung angegeben haben) durch diese Software verarbeitet. Darüber hinaus werden weitere Daten von Ihnen gespeichert die technisch notwendig für die Durchführung der Videokonferenz sind. Bei virtuellen Veranstaltungen willigen Sie mit dem Einschalten der Kamera bzw. Ihres Mikrofons konkludent ein, dass Ihre Sprache und Ihre Bilder während der Veranstaltung von Ihnen verarbeitet werden. Sie können freiwillig Angaben im Chat machen. Genaueres können Sie der Datenschutzerklärung zu Webex von Cisco https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html bzw. Zoom https://zoom.us/de-de/privacy.html entnehmen. Da es sich um amerikanische Firmen handelt, besteht kein der EU entsprechendes angemessenes Schutzniveau. Es besteht die Möglichkeit, mit uns Pseudonyme zu vereinbaren, um die Übermittlung von Klarnamen im Veranstaltungstool zu verhindern und die Identifizierung zur Teilnahmebestätigung zu gewährleisten.
Verarbeitung personenbezogener Daten von Dozent:innen
Wenn wir Sie als Dozent:in zu der Veranstaltung eingeladen haben, verarbeiten wir Ihre Daten wie folgt:
- Wir nehmen Ihren Titel, Vor- und Nachnamen in das Programm auf.
- Das Programm sowie die Programminhalte der Veranstaltung werden im Rahmen der Veranstaltungsmarketingmaßnahmen veröffentlicht.
2.2 Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten bei der Anmeldung zum Newsletter
Im Rahmen der Anmeldung zum Newsletter werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, damit Sie Informationen zu zukünftigen Weiterbildungsangeboten, -aktionen und -terminen der wissenschaftlichen Weiterbildung erhalten. Dafür verwenden wir ein auf den Servern der HHU (ZIM) gehostetes Webinterface. Ebenso ist eine manuelle Anmeldung zum Newsletter unter folgendem Link möglich. Mit dem Klicken des Buttons „Subscribe“ drücken Sie ausdrücklich Ihre Einwilligung und der damit einhergehenden Verarbeitung Ihrer Daten aus. aus.
Verarbeitung personenbezogener Daten:
- Bei der Anmeldung zum Newsletter erfassen wir folgende personenbezogene Daten:
E-Mail-Adresse, Name (optional)
2.3 Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten bei Kontaktaufnahme bezüglich Alumni-Befragungen
Zum Zweck der Evaluation unserer Veranstaltungen sowie Alumni-Befragungen werden nach Ihrer Zustimmung Ihr Name, Vorname, Titel, Geschlecht, Anmeldung für die jeweilige Veranstaltung, postalische Adressen, E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit der Anmeldung zu Veranstaltungen, sowie Arbeitsort erhoben. Zur Durchführung der Evaluation benutzen wir das System Evasys. Dazu erhalten Sie einen Link oder QR-Code. Die Datenschutzinformationen zu Evasys finden Sie hier. Die Teilnahme an Evaluationen und Befragungen ist freiwillig. Sie können die Einwilligung jederzeit auch ohne Angaben von Gründen widerrufen, indem Sie sich an die oben genannte Kontaktperson wende. Aus der Verweigerung der Einwilligung oder Ihrem Widerruf entstehen Ihnen keine Nachteile.
3. Rechtsgrundlagen
3.1 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Veranstaltungsmanagement
Die Erhebung personenbezogener Daten zu den in 2.1 angegebenen Zwecken basiert auf einer ausdrücklichen oder konkludenten Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO in Verbindung mit dem Vertrag/den AGB.
3.2 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung der personenbezogenen Daten für den Newsletter
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zu den Zwecken der Kontaktaufnahme durch den Newsletter ist Art. 6 Abs. 1 lit. a. DSGVO.
3.3 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung der personenbezogenen Daten für die Evaluation und Alumni-Befragung
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten zu den Zwecken der Evaluation sind Art. 6 Abs. 1 lit. a und e. DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Universität gemäß HG NRW §§ 7 Abs. 2 und 8 Abs. 5 in Verbindung mit der Evaluationsordnung der HHU.
3.4 Rechtsgrundlagen der Speicherung der personenbezogenen Daten in Logfiles
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der technischen Daten in Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW.
Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)
Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf denen eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO).
4. Übermittlung personenbezogener Daten
Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir nicht an Dritte mit Ausnahme der unter 2.1 genannten Daten, die an den Betreiber der genannten Videoplattform und die jeweiligen Dozierenden weitergegeben werden.
Wir weisen darauf hin, dass die IT-Abteilungen bzw. ein Dienstleister im Rahmen von Pflege- und Wartungsarbeiten möglicherweise Zugriff haben.
5. Dauer der Verarbeitung/Datenlöschung
Ihre personenbezogenen Daten werden zwei Jahre nach Ende der Veranstaltung auf unseren Servern gelöscht. Sie werden vorher gelöscht, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Die personenbezogenen Daten zur Ausführung der Information via Newsletter bleiben gespeichert bis Sie sich freiwillig vom Newsletter abmelden. Das erfolgt via lists.hhu.de/postorius/lists/mailverteiler-weiterbildung.uni-duesseldorf.de/ oder per Email an mailverteiler-weiterbildung-owner@uni-duesseldorf.de. Ausgenommen sind die unter Zweck 2.1 genannten Daten, die zu Abrechnungszwecken 10 Jahre aufbewahrt werden.
6. Ihre Rechte als Betroffene:r
Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DSGVO gewährten Rechte geltend machen:
- das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO). Es gelten die Einschränkungen nach § 12 DSG NRW;
- das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
- das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO. Es gelten die Einschränkungen nach § 10 DSG NRW;
- das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
- das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO;
- das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO). Die für die HHU zuständige Aufsichtsbehörde ist der
Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail:
Wir wären Ihnen allerdings dankbar, wenn Sie – bevor Sie sich mit Ihrem Anliegen an die Aufsichtsbehörde wenden – mit unserer Datenschutzbeauftragten Kontakt aufnehmen würden, siehe Ziffer 1.3. Wir werden versuchen, Ihrem Anliegen gerecht zu werden.
7. Gültigkeit dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die HHU veröffentlichten Fassung.
Stand März 2023