Hinweise für siegelführende Stellen

Wichtige Hinweise für Beglaubigungen

Es werden nur Dokumente beglaubigt, die entweder von der HHU ausgestellt oder für den Gebrauch an der HHU bestimmt sind.

Beglaubigungen von fremdsprachigen Dokumenten dürfen durch das Justitiariat nicht vorgenommen werden.

Amtliche Beglaubigungen durch die HHU

Die Landesregierung Nordrhein-Westfalen hat durch die Verordnung zur Bestimmung der zur amtlichen Beglaubigung befugten Behörden vom 19.04.1977 in Verbindung mit § 1 Absatz 1 des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW) die Befugnis zur amtlichen Beglaubigung auf die HHU übertragen. Die HHU ist danach insbesondere dazu befugt, Kopien von Schriftstücken, die sie selbst ausgestellt hat oder die für den Gebrauch an der HHU bestimmt sind, amtlich zu beglaubigen.

Die Beglaubigungen sind gebührenfrei, sofern sie dienstlich erforderlich sind. In allen anderen Fällen werden Gebühren in Höhe von 2 € pro Seite erhoben.

In Personalangelegenheiten erfolgt die Beglaubigung ausschließlich durch dazu besonders ermächtigte Beschäftigte des Dezernates Personal der Zentralen Universitätsverwaltung. Dienst- und Arbeitszeugnisse werden ebenfalls ausschließlich dort erstellt und gesiegelt.

Die amtliche Beglaubigung erfolgt durch einen Beglaubigungsvermerk neben dem Dienstsiegel.

Das Anbringen des Beglaubigungsvermerks

Zur Beglaubigung einer Abschrift muss das Original vorgelegt werden. Wird ein Schriftstück auszugsweise beglaubigt, so ist diese Beglaubigung als Auszug zu bezeichnen.

Die amtliche Beglaubigung muss, wie das Muster auf dieser Seite zeigt, mindestens enthalten:

• einen Vermerk, der bescheinigt, dass die Kopie/Abschrift mit dem Original übereinstimmt (sog. Beglaubigungsvermerk), vgl. (1)
• die Unterschrift des Beglaubigenden, vgl. (2) und
• den Abdruck des Dienstsiegels (3). 

Ein einfacher Schriftstempel statt eines Dienstsiegels genügt nicht. Besteht die Kopie/Abschrift aus mehreren Einzelblättern, muss nachgewiesen werden, dass jede Seite von derselben Urkunde stammt. Es genügt, wenn nur eine Seite mit dem Beglaubigungsvermerk und der Unterschrift versehen ist, sofern alle Blätter (z. B. schuppenartig) übereinandergelegt, geheftet und so gesiegelt werden, dass auf jeder Seite ein Teil des Dienstsiegelabdrucks erscheint, vgl. Darstellung im linken oberen Teil des nebenstehenden Musters, (3).

Befindet sich auf der Vorder- und Rückseite eines Blattes eine Kopie und kommt es auf den Inhalt beider Seiten an, muss sich der Beglaubigungsvermerk auf die Vorder- und Rückseite beziehen (z. B. „Hiermit wird beglaubigt, dass die vor-/umstehende Kopie mit dem Original übereinstimmt“). Ist dies nicht der Fall, müssen Vorder- und Rückseite gesondert beglaubigt werden. Entsprechende Stempel können über das Justitiariat bezogen werden.

Befindet sich auf dem Original ein im Papier eingedrücktes Siegel (ein sogenanntes Prägesiegel), so wird dieses in der Regel auf der Kopie nicht sichtbar sein. Der Beglaubigungsvermerk auf der Kopie muss dann dahin erweitert werden, dass sich auf dem Original ein Prägesiegel des Ausstellers der Bescheinigung/Urkunde befunden hat.

Die siegelführenden Einrichtungen bzw. die zur Siegelführung ermächtigten Personen der HHU sind verpflichtet, diese Regelungen streng einzuhalten. Näheres enthält die Dienstanweisung des Kanzlers vom 01.10.2016. Ergänzend gelten die Vorschriften des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land NRW.

Auszug aus dem Verwaltungsverfahrensgesetz

Einen Auszug aus dem Verwaltungsverfahrensgesetz finden Sie hier.