Datenschutzauskunfts- und Beschwerdestelle

Die Datenschutzauskunftsstelle übernimmt die Bearbeitung von Anfragen durch betroffene Personen oder der Aufsichtsbehörde und von Datenschutzverletzungen. Ihre Aufgaben sind:

1. Annahme von Anfragen bzw. Anliegen und juristische Prüfung im Rahmen der Sicherstellung der Betroffenenrechte,
2. Festlegung der federführenden Stelle bei Auskunftsersuchen und Datenschutzverletzungen,
3. Kommunikation mit der betroffenen Person,
4. Dokumentation der Anfragen bzw. Anliegen.

Die Datenschutzauskunftsstelle informiert die bzw. den Datenschutzbeauftragten über Datenschutzverletzungen und wird von der oder dem Dateschutzbeauftragten der HHU beraten.

Betroffene Personen können im Justitiariat Anfragen und Auskunftsersuchen zu ihren pesonenbezogenen Daten, insbesondere zu deren Erfassung, Speicherung, Löschung, Weitergabe und der Rechtsgrundlage der Verarbeitung stellen.

Die Heinrich-Heine-Universität ist grundsätzlich darum bemüht, die Inanspruchnahme datenschutzrechtlicher Betroffenenrechte schnell und unkompliziert zu ermöglichen. Wir prüfen daher jede Anfrage gewissenhaft und zeitnah. Sie erhalten stets eine Eingangsbestätigung mit Angaben zu Ihren Ansprechpartnern in der HHU und Hinweisen zum weiteren Verfahren. Jedoch bestehen Auskunftsansprüche nach den einschlägigen Regelungen in der Regel dann nicht, wenn die Anfrage zu allgemein, insbesondere nicht ausreichend präzise und klar gestellt wurde. Dies ist dann der Fall, wenn es für die Verantwortlichen unklar ist, auf welche Informationen und Verarbeitungstätigkeiten sich der Antrag bezieht.

Bitte berücksichtigen Sie, dass die Universität in einer großen Zahl von Sachzusammenhängen personenbezogene Daten verarbeitet. Dabei sind viele Verarbeitungsprozesse auch aufgrund datenschutzrechtlicher Vorgaben nicht zentral miteinander verknüpft. Denken Sie bitte nur bespielhaft an so unterschiedliche Vorgänge wie die Studierendenverwaltung, Bibliotheksangelegenheiten und Personalauswahlverfahren, aber auch eine Vielzahl anderer, größtenteils sehr kleinteiliger Datenverarbeitungsvorgänge. Ohne nähere Spezifizierung der Anträge ist es oft nicht möglich, eine den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Antwort zu formulieren. Sie können diese Präzisierung dadurch vornehmen, indem Sie angeben, in welchen Sachzusammenhängen Sie mit der Universität in Kontakt getreten sind.

Richtet sich Ihr Antrag auf die Herausgabe personenbezogener Daten ist es regelmäßig erforderlich, sich zur Überprüfung der Anspruchberechtigung in geeigneter Weise auszuweisen. Dies ist nicht erforderlich  bei einer Antragstellung aus den Kommunikationssystemen der Universität (HHU-Mailadresse).

Die Identifizierung können Sie durch die Übermittlung eines gültigen Ausweisdokuments in Kopie oder per E-Mail oder durch persönliches Erscheinen in unseren Diensträumen (nach Voranmeldung werktags zwischen 9 und 12 Uhr) unter Vorlage eines entsprechenden amtlichen Identitätsnachweises erledigen. Alternativ dazu halten wir regelmäßig die Identität von Anfragenden dann für ausreichend überprüfbar, wenn diese mindestens zwei der folgenden Angaben gemacht werden:

• Personalnummer / Matrikelnummer
• Vorname und Nachname
• Geburtsdatum

Bitte geben Sie niemals Passwörter oder sonstige Zugangsdaten außerhalb von automatisierten Zugangssystemen an!

Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir diesen Aufwand zum Schutz ggf. auch Ihrer personenbezogenen Daten einfordern müssen. Eine Beantwortung unter Angabe personenbezogener Daten ohne ausreichende Identifizierung des Antragstellers wäre für sich bereits ein Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen.

Anträge auf Zugang zu amtlichen Informationen (z. B. nach dem Informationsfreiheitsgesetz NRW) richten Sie bitte an die zuständigen Stellen nach den dort beschriebenen Verfahren.

Das Justitiariat ist als zentrale Beschwerdestelle auch für Beschwerden Betroffener zuständig. Beschwerden von Studierenden werden an die hierfür zuständige Stelle im Dezernat 1 ("Studentische Angelegenheiten") weitergeleitet.

Die Datenschutzgrundverordnung der EU finden Sie hier. Für den Umgang mit dieser Verordnung hat die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (LDI) hier einen Leitfaden für öffentliche Stellen veröffentlicht.

Das Datenschutzgesetz NRW in der jeweils gültigen Fassung finden Sie hier.

Die Datenschutzerklärung des Justitiariats finden Sie hier.

Diese Seite wurde zuletzt am 16.02.2022 aktualisiert.