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Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen von Veranstaltungen

Die Datenschutzhinweise erfolgen im Zusammenhang mit Ihrer Anmeldung zu einer von der Stabsstelle Veranstaltungen, Marketing-Service und Fundraising organisierten Veranstaltung der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf.

Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (im Folgenden HHU) für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 bzw. Artikel 14 Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) nach.

Ergänzende Informationen sind der Datenschutzerklärung der HHU zu entnehmen (https://www.hhu.de/datenschutzerklaerung).

Hinsichtlich der verwendeten Begriffe "personenbezogene Daten", "Verarbeitung", "Verantwortlicher", "Dritter" ect., wird auf die Definition in Artikel 4 DS-GVO verwiesen.

Kontaktdaten

Verantwortlich für die Verarbeitung ist die HHU, eine vom Land NRW getragene, rechtfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Anja Steinbeck vertreten.

Kontaktdaten des Verantwortlichen

Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel: +49 211 81-10000
www.hhu.de

Weitere Informationen und Kontaktdaten im Impressum der Heinrich-Heine-Universität

Ansprechpartnerin für die Verarbeitung

Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Stabsstelle Veranstaltungen, Marketing-Service und Fundraising
Daniela van Geertruiden
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel: +49 211 81-12022
                                                                                                                                                                                                                                           

Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf

Die behördliche Datenschutzbeauftragte der HHU erreichen Sie postalisch unter oben angegebener Adresse der Verantwortlichen oder wie folgt:

Die Datenschutzbeauftragte
Tel.: 0211 - 81-13060
www.hhu.de/datenschutz

Verarbeitung personenbezogener Daten und Zwecke der Verarbeitung

Organisation und Durchführung von Veranstaltungen

Im Rahmen der Anmeldung zu der Veranstaltung erheben wir folgende Pflichtangaben:

  • Name, Vorname, Titel
  • Einrichtung oder Institution
  • Anschrift
  • Telefon
  • E-Mail-Adresse
  • Name, Vorname der Begleitperson(en), soweit diese in der Gästeliste zur Veranstaltung erfasst werden und Einlass zur Veranstaltung erhalten soll(en)
  • in Ausnahmefällen Geburtsdatum als differenzierendes Merkmal, wenn lediglich Name, Vorname und E-Mail-Adresse bei der Anmeldung angegeben werden sollen.

Die Verarbeitung der Pflichtangaben erfolgt, um Sie als Teilnehmer/in der Veranstaltung identifizieren zu können, zur Überprüfung der eingegebenen Daten auf Plausibilität, zur Reservierung des Teilnahmeplatzes, ggf. zur Erstellung von Teilnahmebescheinigungen sowie um den Vertrag über die Teilnahme mit Ihnen zu begründen bzw. umzusetzen.

Zudem benötigen wir Ihre Daten, um ggf. Namensschilder und Teilnahmelisten für die weiteren Teilnehmer zu erstellen und Sie vor, während und im Anschluss an die Veranstaltung mit Informationen zu der Veranstaltung zu versorgen. Dies erfolgt, um Ihnen eine optimale Teilnahme und uns die Planung und Gewährleistung eines reibungslosen Ablaufs zu ermöglichen. Sofern Sie Empfänger/in einer Rechnung sind, werden Ihre Daten zur Zahlungsabwicklung verarbeitet.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu den angegebenen Zwecken erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. §8 Abs. 6 Hochschulgesetz NRW (HG NRW) im Rahmen der universitären Öffentlichkeitsarbeit.

Benachrichtigung zu zukünftigen Veranstaltungen

Ihre der Anmeldung zur einer Veranstaltung erhobenen personenbezogenen Daten (Name, Vorname, Titel, Einrichtung oder Institution, Anschrift, Telefon, E-Mail-Adresse) verwenden wir ebenfalls, um Sie ggf. zukünftig über ähnliche Veranstaltungen der HHU zu informieren. Dies erfolgt gemäß §8 Abs. 6 HG NRW im Rahmen der universitären Öffentlichkeitsarbeit.

Foto- und Videoaufnahmen

Im Rahmen von Veranstaltung können zum Zwecke der Dokumentation Fotos und Videos angefertigt werden. Es geht uns dabei nicht darum, einzelne Personen zu identifizieren, sondern um ein reines Dokumentieren des entsprechenden Events.


Die Daten aus Foto- und Videoaufnahmen bei Veranstaltungen basiert auf unserem berechtigten Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f. DS-GVO, die Veranstaltung zu dokumentieren. Eine mögliche Veröffentlichung in Printprodukten und im Internet (insbesondere auf der HHU-Homepage, HHU Youtube, HHU Facebook, HHU Instagram) erfolgt immer im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit der HHU gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. §8 Abs. 6 Hochschulgesetz NRW. Es besteht für Sie grundsätzlich keine Verpflichtung, sich fotografieren bzw. aufnehmen zu lassen.  Sie werden vor Veranstaltungsbeginn auf die Möglichkeit der Aufnahme von Foto und Videoaufnahmen hingewiesen und können die fotografierende bzw. aufnehmende Person jederzeit darauf hinweisen, dass Sie keine Aufnahmen Ihrer Person wünschen. Andernfalls wird davon ausgegangen, dass Sie mit der Erstellung von Aufnahmen einverstanden sind. Sie können der Verarbeitung von Aufnahmen, auf denen Sie identifiziert werden können, jederzeit widersprechen. Wir behalten uns vor, in dem Fall die Aufnahme mit einer entsprechenden Unkenntlichmachung Ihrer Person weiter zu verwenden. Weitere Informationen zur Verarbeitung  von Foto- und Videoaufnahmen finden Sie unter Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Form von Foto-, Film- und Tonaufnahmen im Internetauftritt sowie auf den Social-Media-Seiten der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf

 

Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Die von uns erhobenen personenbezogenen Daten werden bei kostenpflichtigen Veranstaltungen – soweit es aufgrund gesetzlicher Vorgaben erforderlich ist – 10 Jahre gespeichert. Davon ausgenommen sind Foto- und Videoaufnahmen, die unbefristet genutzt werden, es sei denn Sie widersprechen dem. Bitte beachten Sie, dass eine angeforderte Löschung von Film- und Fotoaufnahmen, auf denen Sie identifiziert werden können, mit einer entsprechenden Unkenntlichmachung Ihrer Person und einer anschließenden Weiterverarbeitung der Aufnahmen erfolgen kann.  Eine Speicherung über den jeweils angegebenen Zeitraum hinaus erfolgt nur, soweit

  •  wir nach Artikel 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO aufgrund von gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (vor allem § 147 AO und § 257 HGB) zu einer längeren Speicherung verpflichtet sind. In diesem Fall erfolgt eine Speicherung der Daten nur in dem Umfang, wie die Aufbewahrungspflicht dies erfordert.
  • wir Ihre personenbezogenen Daten (Name, Vorname, Titel, Einrichtung, Institution, Anschrift, Telefon, E-Mail-Adresse) unter den Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 UWG dazu verwenden, Sie über zukünftige Veranstaltungen per E-Mail zu informieren. In diesem Fall speichern wir Ihre Daten, bis Sie einer Verarbeitung zu diesem Zweck widersprechen.

Informationen zur Speicherung und Verarbeitung von Foto- und Videoaufnahmen finden Sie unterInformation zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Form von Foto-, Film- und Tonaufnahmen im Internetauftritt sowie auf den Social-Media-Seiten der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf. Bitte beachten Sie dort auch insbesondere die Hinweise zur Veröffentlichung von Daten und Aufnahmen im Internet und auf Social-Media Plattformen.

Werden in Ausnahmefällen bei einer Anmeldung zur Veranstaltung neben Namen und Vorname auch das Geburtsdatum erfasst, erfolgt die Löschung der Daten innerhalb einer Woche nach Durchführung dieser Veranstaltung.

Weitergabe von Daten an Dritte

Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte findet nicht statt. Weitere Informationen zur Verarbeitung von Foto- und Videoaufnahmen finden Sie unter Information zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Form von Foto-, Film- und Tonaufnahmen im Internetauftritt sowie auf den Social-Media-Seiten der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf. Bitte beachten Sie dort auch insbesondere die Hinweise zur Veröffentlichung von Daten und Aufnahmen im Internet und auf Social-Media Plattformen.

Widerspruchsrecht

Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DS-GVO gewährten Rechte geltend machen:

  • das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DS-GVO). Es gelten die Einschränkungen nach § 12 DSG NRW;
  • das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DS-GVO);
  • das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DS-GVO. Es gelten die Einschränkungen nach § 10 DSG NRW;
  • das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DS-GVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
  • das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DS-GVO;
  • das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DS-GVO).

Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DS-GVO). Die für die HHU zuständige Aufsichtsbehörde ist die

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail:

Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie – bevor Sie sich mit Ihrem Anliegen an die Aufsichtsbehörde wenden – mit unserer Datenschutzbeauftragten Kontakt aufnehmen würden. Wir werden versuchen, Ihrem Anliegen gerecht zu werden.

 

Stand vom 22.01.2024
Verantwortlichkeit: