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Hinweise für Siegel

Hinweise für siegelführende Stellen

Wichtige Hinweise für Beglaubigungen

Es werden nur Dokumente beglaubigt, die entweder von der HHU ausgestellt oder für den Gebrauch an der HHU bestimmt sind.

Beglaubigungen von fremdsprachigen Dokumenten dürfen durch das Justitiariat nicht vorgenommen werden.

 

Amtliche Beglaubigungen durch die HHU

Die Landesregierung Nordrhein-Westfalen hat durch die Verordnung zur Bestimmung der zur amtlichen Beglaubigung befugten Behörden vom 19.04.1977 in Verbindung mit § 1 Absatz 1 des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land Nordrhein-Westfalen (VwVfG NRW) die Befugnis zur amtlichen Beglaubigung auf die HHU übertragen. Die HHU ist danach insbesondere dazu befugt, Kopien von Schriftstücken, die sie selbst ausgestellt hat oder die für den Gebrauch an der HHU bestimmt sind, amtlich zu beglaubigen.

Die Beglaubigungen sind gebührenfrei, sofern sie dienstlich erforderlich sind. In allen anderen Fällen werden Gebühren in Höhe von 2 € pro Seite erhoben.

In Personalangelegenheiten erfolgt die Beglaubigung ausschließlich durch dazu besonders ermächtigte Beschäftigte des Dezernates Personal der Zentralen Universitätsverwaltung. Dienst- und Arbeitszeugnisse werden ebenfalls ausschließlich dort erstellt und gesiegelt.

Die amtliche Beglaubigung erfolgt durch einen Beglaubigungsvermerk neben dem Dienstsiegel.

 

Das Anbringen des Beglaubigungsvermerks

Zur Beglaubigung einer Abschrift muss das Original vorgelegt werden. Wird ein Schriftstück auszugsweise beglaubigt, so ist diese Beglaubigung als Auszug zu bezeichnen.

Die amtliche Beglaubigung muss, wie das Muster auf dieser Seite zeigt, mindestens enthalten:

  • einen Vermerk, der bescheinigt, dass die Kopie/Abschrift mit dem Original übereinstimmt (sog. Beglaubigungsvermerk), vgl. (1)
  • die Unterschrift des Beglaubigenden, vgl. (2) und
  • den Abdruck des Dienstsiegels (3). 

Ein einfacher Schriftstempel statt eines Dienstsiegels genügt nicht. Besteht die Kopie/Abschrift aus mehreren Einzelblättern, muss nachgewiesen werden, dass jede Seite von derselben Urkunde stammt. Es genügt, wenn nur eine Seite mit dem Beglaubigungsvermerk und der Unterschrift versehen ist, sofern alle Blätter (z. B. schuppenartig) übereinandergelegt, geheftet und so gesiegelt werden, dass auf jeder Seite ein Teil des Dienstsiegelabdrucks erscheint, vgl. Darstellung im linken oberen Teil des nebenstehenden Musters, (3).

Befindet sich auf der Vorder- und Rückseite eines Blattes eine Kopie und kommt es auf den Inhalt beider Seiten an, muss sich der Beglaubigungsvermerk auf die Vorder- und Rückseite beziehen (z. B. „Hiermit wird beglaubigt, dass die vor-/umstehende Kopie mit dem Original übereinstimmt“). Ist dies nicht der Fall, müssen Vorder- und Rückseite gesondert beglaubigt werden. Entsprechende Stempel können über das Justitiariat bezogen werden.

Befindet sich auf dem Original ein im Papier eingedrücktes Siegel (ein sogenanntes Prägesiegel), so wird dieses in der Regel auf der Kopie nicht sichtbar sein. Der Beglaubigungsvermerk auf der Kopie muss dann dahin erweitert werden, dass sich auf dem Original ein Prägesiegel des Ausstellers der Bescheinigung/Urkunde befunden hat.

Die siegelführenden Einrichtungen bzw. die zur Siegelführung ermächtigten Personen der HHU sind verpflichtet, diese Regelungen streng einzuhalten. Näheres enthält die Dienstanweisung des Kanzlers vom 01.10.2016. Ergänzend gelten die Vorschriften des Verwaltungsverfahrensgesetzes für das Land NRW.

 

Auszug aus dem Verwaltungsverfahrensgesetz

Einen Auszug aus dem Verwaltungsverfahrensgesetz finden Sie hier.

 

Allgemeine Hinweise zur Organisation der Siegelführung an der HHU erhalten Sie hier...

An der HHU wird das Landessiegel verwendet. Die Einzelheiten der Verwendung unterliegen relativ engen rechtlichen Vorgaben, die zum Teil aus dem Landesrecht stammen wie auch durch unsere Grundordnung geregelt sind. Die wesentlichen Details der Verwendung finden Sie in der zugehörigen Dienstanweisung.

Dabei findet das Siegel fast ausschließlich in Form des Stempels Verwendung.

Siegel werden bei der Erstellung besonders wichtiger Urkunden und sonstiger Dokumente verwendet. Dokumente sind grundsätzlich auch ohne Siegelabdruck gültig, sofern nicht deren Siegelung gesetzlich besonders vorgeschrieben ist. Das Siegeln von Dokumenten soll besonders deutlich machen, dass das Dokument tatsächlich von einer öffentlichen Stelle ausgestellt worden ist. Grundsätzlich ist es nicht erforderlich, Studien- oder Teilnahmebescheinigungen zu siegeln. Diese werden durch die Prüfungsämter der HHU auch ohne Siegel anerkannt. Im innerdienstlichen Schriftverkehr sollen Dokumente generell nicht gesiegelt werden.

Daneben dient das Siegel an der HHU vor allem der amtlichen Beglaubigung von Dokumenten. Bei der Beglaubigung müssen eine Reihe von gesetzlichen Regelungen eingehalten werden. Diese werden hier und in der Dienstanweisung näher beschrieben. Die Dienstanweisung finden Sie auch auf dieser Seite.

Instituts- oder Fakultätssiegel sind gesetzlich nicht zulässig, auch Fantasiesiegel dürfen nicht verwendet werden. Wegen der bestehenden Verwechslungsgefahr dürfen auch sonstige Stempel mit runder Form nicht verwendet werden.

Selbstverständlich dürfen Siegel nur zu dienstlichen Zwecken verwendet werden.

Kontakt

Justitiariat
Gebäude 16.11, Ebene 01
Universitätsstrasse 1
40225 Düsseldorf

Tel:  +49 211 81-11383
Fax: +49 211 81-11772

Siegelverwaltung

Alle Siegel werden zentral durch das Justitiariat verwaltet. Das Justitiariat prüft regelmäßig, ob alle ausgegebenen Siegel noch vorhanden sind und ob diese noch Verwendung finden. Ungenutzte Siegel werden eingezogen.

Alle Siegel sind durchlaufend nummeriert. Siegelführende Einrichtungen der HHU unterliegen besonderen Verpflichtungen in Bezug auf Verwendung, Aufbewahrung und administrativen Aufgaben. Diese entnehmen Sie bitte im Detail der Dienstanweisung.

Ausgabe neuer und Ersatz verbrauchter Siegel

Das Justitiariat besorgt die Ausgabe neuer und den Ersatz verbrauchter, defekter oder verloren gegangener Siegel. mehr...

Die hierfür festgelegten Schritte sind unbedingt zu beachten! Eine Beschaffung, Benutzung und Verwahrung von Siegeln unter Umgehung dieser Auflagen und Vorschriften stellt ein Dienstvergehen dar, und muss zur Sicherung der Glaubwüdigkeit und der Aussagekraft von Siegeln der HHU entsprechend verfolgt werden.

Sollte Ihr Siegel nicht mehr benutzbar sein, geben Sie es dem Justitiariat zum Austausch gegen ein neues Siegel zurück. Keinesfalls dürfen alte Siegel entsorgt werden! Siegel, deren Verbleib nicht lückenlos dokumentiert sind, müssen durch das Justitiariat eingezogen und in einem formellen Verfahren kraftlos erklärt werden.

Verlust von Siegeln

Bemerken Sie den Verlust von Siegeln, zeigen Sie dies bitte sofort dem Justitiariat der ZUV an. Dabei ist unerheblich, ob das Siegel verlegt, verloren oder entwendet wurde. Bitte kontaktieren Sie uns telefonisch oder per Mail und geben Sie dabei an, wann und durch wen das Siegel zuletzt benutzt wurde und wann und durch wenn der Verlust des Siegels bemerkt wurde.

Verloren gegangene Siegel werden durch das Justitiariat in den undefinedAmtlichen Bekanntmachungen veröffentlicht und dürfen ab diesem Zeitpunkt nicht mehr anerkannt werden. Kosten entstehen durch die Veröffentlichung ("Kraftloserklärung") nicht.

Bitte wenden Sie sich bei Fragen oder Zweifeln vor weiterem zunächst an das Justitiariat.

Verantwortlichkeit: