„Unterlagen mit personenbezogenen Daten sollten in keinem Fall in den normalen Abfallkreislauf gelangen. Das gilt auch für Fehldrucke, die entsorgt werden sollen“, betont Datenschutzbeauftragte Dr. Ursula Hilgers. „Der Papierkorb ist daher für die Entsorgung dieser Unterlagen tabu. Auch das Zerreißen ist keinesfalls ausreichend.“ Wer dienstliche Papierunterlagen im Homeoffice nutzt, sollte diese keinesfalls in die (Papier-)Tonne des Hauses werfen. „Mülltonnen sind für Datendiebe wahre Fundgruben!“, so Hilgers.
Alle HHU-Beschäftigten sind verpflichtet, Ausdrucke mit sensiblen Informationen datenschutzgerecht zu vernichten. Wie geht das richtig? Die Heinrich-Heine-Universität hat einen Vertrag mit einem Dienstleister, der Tonnen für das sichere Entsorgen von Papier mit sensiblen Informationen aufstellt und regelmäßig abholt, so genannte Datentonnen, die oben einen Schlitz haben und deren Deckel sich nicht öffnen lässt. Die Unterlagen werden später geschreddert. Bereiche, die eine solche Tonne brauchen, können sich an die Auftragszentrale von D6 wenden.
Personenbezogene Daten
Alle Informationen, mit der sich Personen identifizieren lassen, müssen geschützt werden. Dazu gehören beispielsweise Kontaktdaten auf einer Rechnung, wie Name, Vorname, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail Adresse, Bankverbindung usw. Auch die Zuordnung zu einer Kennung, einer Kennnummer, Standortdaten und weitere Merkmale gehören dazu.